Tietosuojaseloste
Mectalent Oy:n ja Conseptas Oy:n asiakas-, toimittaja- ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä
Mectalent Oy
Veistämötie 15
90620 Oulu
Conseptas Oy
Veistämötie 15
90620 Oulu
(jäljempänä ”me” tai ”Mectalent ja Conseptas”)
Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Tapio Harila
tapio.harila@mectalent.com
Rekisterin nimi
ASIAKAS-, TOIMITTAJA- JA MARKKINOINTIREKISTERI
Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on välillemme solmitun sopimuksen täytäntöönpano ja meidän oikeutettu etumme kehittää toimintaamme ja palveluitamme sekä suorittaa suoramarkkinointia.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:
- tuotteidemme ja palveluidemme toimittaminen ja kehittäminen (sopimuksen toimeenpano ja oikeutettu etu),
- liiketoimintamme kannalta tarpeellisten tuotteiden ja palveluiden hankkiminen toimittajilta (sopimuksen toimeenpano ja oikeutettu etu),
- sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen (sopimuksen toimeenpano),
- asiakas- ja toimittajasuhteemme hoitaminen (sopimuksen toimeenpano ja oikeutettu etu),
- tapahtumien järjestäminen (oikeutettu etu),
- asiakkaan tai muun rekisteröidyn käyttäytymisen analysointi ja profilointi (oikeutettu etu),
- sähköinen ja muu suoramarkkinointi (oikeutettu etu),
- mainonnan kohdentaminen yhtiömme omissa ja muiden tahojen verkkopalveluissa (oikeutettu etu).
Käytämme automaattista päätöksentekoa (ml. profilointi) tunnistamaan esim. rekisteröityjen henkilöprofiileja ja verkkokäyttäytymistä. Käytämme näitä tietoja esim. markkinoinnin kohdentamisessa ja palvelujen kehittämisessä.
Mitä tietoja käsittelemme?
Käsittelemme asiakas-, toimittaja- ja markkinointirekisterin yhteydessä seuraavia asiakkaan, toimittajan tai muun rekisteröidyn, kuten prospektin, henkilötietoja:
- yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten y-tunnus* ja yhteyshenkilöiden nimet*, tittelit tai tehtävät yrityksessä sekä yhteystiedot*;
- asiakkuutta ja sopimusta koskevat tiedot kuten tiedot menneistä ja voimassa olevista sopimuksista sekä tilauksista*, muut asiointitiedot;
- toimittajasuhdetta ja -sopimusta koskevat tiedot kuten tiedot menneistä ja voimassa olevista sopimuksista sekä tilauksista*, muut asiointitiedot;
- mahdolliset suoramarkkinointikiellot ja -suostumukset
- verkkosivujen käyttäjää koskien erilaisia teknisiä tietoja kuten IP-osoite ja evästetieto,
- verkkosivujen käytöstä kerättävää profilointitietoa kuten mitä sivuja käyttäjä on selannut ja kuinka pitkään,
- mahdolliset muut erikseen rekisteröidyltä kerätyt tiedot.
Tähdellä (*) merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys sopimussuhteemme ja/tai asiakassuhteemme syntymiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi toimittaa tuotetta ja/tai palvelua.
Mistä saamme tietoja?
Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään sekä yhteystietopalvelujen tarjoajilta, sanomalehdistä ja uutisista, ammatillisista sosiaalisen median verkostoista sekä yritysten internetsivuilta.
Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.
Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?
Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita, joille siirrämme henkilötietoja käsiteltäviksi. Olemme ulkoistaneet IT-hallinnan ja asiakas- ja toimittajajärjestelmien ylläpidon ulkopuolisille palveluntarjoajille, joiden hallinnoimille ja suojaamille palvelimille henkilötietoja tallennetaan.
Siirrämme henkilötietoja EU:n/ETA-alueen ulkopuolelle. Olemme huolehtineet siirtoon liittyvistä asianmukaisista suojatoimista käyttämällä EU:n hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita.
Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakas, toimittaja- ja markkinointitietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Asiakas-, toimittaja- ja markkinointirekisteriin tallennettuja tietoja asiakkaita ja toimittajia koskien käsitellään ja säilytetään asiakas- tai toimittajasuhteen keston tai palvelun toimittamisen ajan sekä kymmenen (10) vuotta sen jälkeen. Markkinointitarkoituksiin tallennettuja tietoja käsitellään ja säilytetään niin pitkään, kunnes tiedot päivitetään tai rekisteröity kieltää markkinoinnin.
Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.
Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?
Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä.
Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut asiakas-, toimittaja ja markkinointirekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on myös oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän oikeutettu etumme. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.
Rekisteröitynä sinulla on myös oikeus milloin tahansa ja maksutta vastustaa tietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin, mukaan lukien profilointia niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.
Kehen voit olla yhteydessä?
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.
Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.
Rekrytointia koskeva tietosuojakäytäntö
Tämä tietosuojalausunto liittyy Mectalent Oy:n rekrytointiin (”tietosuojakäytäntö”). Tässä käytännössä annetaan yleistietoa siitä, miten Mectalent Oy ja sen työntekijät ja yhteistyökumppanit ja tytäryhtiö (”Conseptas”) käsittelevät henkilötietoja.
Tutustu tähän tietosuojakäytäntöön huolellisesti, ennen kuin annat tietojasi järjestelmäämme. Jos et hyväksy tämän tietosuojakäytännön ehtoja, et valitettavasti voi antaa tietojasi tietokantaamme.
Käyttäjätietojen suojaus ja tietoturva
Mectalent Group on sitoutunut suojelemaan yksityisyyttäsi sovellettavien tietosuojaa ja yksityisyyden suojaa koskevien lakien mukaisesti.
Henkilörekisterin pitäjä ja yhteystiedot
Henkilötietojesi rekisterinpitäjä on Mectalent Oy, Veistämötie 15, 90530 Oulu tai Conseptas Oy, Veistämötie 15, 90530 Oulu. Voit ottaa yhteyttä tähän tietosuojakäytäntöön liittyvissä asioissa käyttäen seuraavia yhteystietoja:
Mectalent Oy, Tapio Harila, Veistämötie 15, 90530 Oulu tai etunimi.sukunimi@mectalent.fi.
Henkilötietojen kerääminen ja käyttö
Mectalent ja/tai Conseptas kerää henkilötietojasi resursointitoimiensa hallintaan liittyvissä tarkoituksissa sekä käytettäväksi organisaation suunnittelussa. Näin ollen Mectalent/Conseptas voi käyttää henkilötietojasi työnhakijoiden arviointiin ja valintaan liittyvissä asioissa, kuten haastattelujen ja kokeiden järjestämisessä ja toteuttamisessa, niiden tulosten arvioinnissa sekä muissa tarkoituksissa, jotka ovat tarpeen rekrytointiprosessissa ja lopullisessa rekrytoinnissa.
Jos solmit työsuhteen Mectalentiin/Conseptakseen, kaikki antamasi henkilötiedot voidaan liittää muihin sinua koskeviin tietoihin ja niitä voidaan käyttää muissa työsuhteeseen tai työhön liittyvissä tarkoituksissa.
Mectalent/Conseptas kerää henkilötietoja suoraan hakijoilta sekä tietolähteistä, jotka hakijat ovat Mectalentille/Conseptakselle antaneet. Ellei sovellettavasta kansallisesta lainsäädännöstä muuta johdu, Mectalent/Conseptas saattaa kerätä henkilötietoja myös julkisista lähteistä sekä suorittaa taustatutkimuksia ja arviointeja ja tallentaa näitä tietoja rekrytointiprosessin aikana. Mectalent/Conseptas kerää sekä yrityksen sisäisten hakijoiden että ulkopuolisten hakijoiden henkilötietoja tässä henkilötietokäytännössä ilmoitettuihin tarkoituksiin.
Tämä tietosuojakäytäntö kattaa kaikki henkilötiedot, jotka annat verkkopohjaisen rekrytointijärjestelmämme kautta, postitse tai sähköpostitse työhakemuksen tai rekrytointiprosessin osana. Tällaisia henkilötietoja ovat esimerkiksi
- nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, muut yhteystiedot sekä tavat, joilla ensisijaisesti toivot sinuun otettavan yhteyttä
- CV, ansioluettelo, saate, aikaisempi työkokemus, koulutus, pätevyys ja osaaminen
- kaupunki, joista ensisijaisesti haet töitä, palkkatoive
- kanava, jonka kautta sait tietää avoimesta työpaikasta
- suosituksiin liittyvät tiedot.
Jos aiot antaa meille tarkkoja tietoja suosittelijasta tai muusta kolmannesta osapuolesta osana CV:täsi tai ansioluetteloasi, sinun vastuullasi on hankkia lupa kyseiseltä kolmannelta osapuolelta.
Huomaa, että Mectalent/Conseptas ei yleensä kerää hakijoista tietoja, jotka ovat erityisen henkilökohtaisia tai yksityisiä. Tietyissä Euroopan unionin maissa tällaisia tietoja kutsutaan arkaluonteisiksi henkilötiedoiksi. Näitä ovat tavallisesti esimerkiksi hakijan terveydentilaa, rotua tai etnistä alkuperää, uskonnollista tai poliittista vakaumusta tai sukupuolista suuntautumista koskevat tiedot. Mectalent ja Conseptas noudattaa työnantajana yhtäläisten mahdollisuuksien periaatteita, eli kohtelemme kaikkia hakijoita tasapuolisesti. Emme ei syrji hakijoita suoraan tai välillisesti millään rekrytoinnin alueella sukupuolen, sukupuolisen suuntautumisen, transsukupuolisuuden, rodun tai etnisen alkuperän, uskonnon, vammaisuuden, siviilisäädyn, vakaumuksen, kansallisuuden, ihonvärin, iän tai minkään muun lailla suojatun ominaisuuden perusteella.
Mectalent/Conseptas säilyttää henkilötiedot niin kauan kuin se on tarpeen edellä mainittuja tarkoituksia varten tai niin kauan kuin sovellettava kansallinen lainsäädäntö sitä edellyttää. Henkilötiedot hävitetään, kun niille ei enää ole tarvetta.
Henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseesi
Henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseesi. Voit perua suostumuksesi milloin tahansa. Rekrytointiprosessimme edellyttää henkilötietojesi käsittelyä, joten suostumuksesi peruminen voi johtaa tilanteeseen, jossa emme voi jatkaa rekrytointiprosessia kanssasi.
Henkilötietojen siirtäminen
Mectalent ja Conseptas tekee yhteistyötä sille palveluita tarjoavien kolmansien osapuolten kanssa. Voimme luovuttaa tietojasi kolmansille osapuolille, esimerkiksi palveluntarjoajille, osana Mectalentin/Conseptaksen rekrytointiprosessia, verkkosivuston isännöintipalveluja tai tietotekniikan konsulttipalveluja, verkkosivuston hallintapalveluja, tietojen analysointipalveluja, lainopillisia palveluja, kirjanpitopalveluja sekä muita hallinnollisia palveluja, varmistuspalveluja ja turvallisuuspalveluja. Mectalent/Conseptas toteuttaa asianmukaiset tekniset, organisaatioon liittyvät ja oikeudelliset toimenpiteet henkilötietojesi suojaamiseksi.
Henkilötietojasi voidaan luovuttaa tai niihin voidaan antaa pääsy velvoittavassa lainsäädännössä edellytetyllä tavalla. Näissä tapauksissa henkilötietojasi voidaan luovuttaa tai niihin voidaan antaa pääsy esimerkiksi lainvalvontaviranomaisille.
Oikeutesi
Henkilönä, jonka henkilötietoja Mectalent/Conseptas käsittelee, sinulla on asianmukaisella tavalla ja sovellettavasta kansallisesta lainsäädännöstä johtuvat mahdolliset rajoitteet ja muut määräykset huomioon ottaen oikeus
- saada vahvistus, onko Mectalentin tai Conseptaksen rekrytointijärjestelmässä sinua koskevia tietoja, ja saada kyseiset henkilötiedot ymmärrettävässä muodossa. Mectalentilla voi olla oikeus sovellettavan kansallisen lainsäädännön perusteella periä kyseisten tietojen toimittamisesta aiheutuvia todellisia kuluja ja kustannuksia vastaava maksu
- saada virheelliset, puutteelliset tai muuten epätarkat henkilötiedot poistettua tai korjattua tai niiden käyttö estettyä tai tarvittaessa saada henkilötiedot integroitua
- vastustaa oikeudellisin perustein henkilötietojen käsittelyä osittain tai kokonaan. Tämän seurauksena hakemuksesi käsittely tai muu suhde Mectalentin kanssa voi kuitenkin joissakin tapauksissa päättyä.
Voit harjoittaa oikeuksiasi ottamalla yhteyttä meihin käyttäen edellä tässä tietosuojakäytännössä annettuja yhteystietoja. Meillä on oikeus poistaa henkilötietosi (kuten CV tai ansioluettelo) milloin tahansa ilman erityistä syytä. Tämän vuoksi sinun tulee säilyttää itselläsi kopio meille toimittamistasi henkilötiedoista.
Ei työtarjous
Verkkosivustollamme julkaistavia avoimia työpaikkoja ei tule pitää työtarjouksena tai lupauksena työpaikasta. Mectalent ja Conseptas voi ilman erillistä ilmoitusta poistaa, muokata tai muuttaa kuvattuja työtehtäviä ja niihin liittyviä korvauksia ja etuja. Verkkosivustollamme kuvataan mahdollisia työtehtäviä Mectalentissa ja Conseptaksessa. Ne eivät ole sitovia tarjouksia työpaikoista tai niiden ehdoista. Työtarjous, jonka käyttäjä voi saada mahdollisen työtilaisuuden havaittuaan tai annettuaan tietoja Mectalentille tai Conseptakselle on kyseisen tarjouksen ehtojen mukainen.
Evästeet
Mectalent/Coseptas saattaa aika ajoin siirtää tietokoneellesi tiedostoja, joiden avulla voimme tunnistaa sinut. Näitä tiedostoja kutsutaan evästeiksi. Evästeet antavat meille tietoa siitä, miten ja milloin olet käyttänyt verkkosivustoamme ja auttavat meitä kehittämään sivustoa tarjotakseen parempaa palvelua. Evästeiden käyttö verkkopalveluissa on nykyään hyvin tavallista. Jos et halua vastaanottaa evästeitä tai haluat saada ilmoituksen niiden siirtämisestä, useimmat verkkoselaimet mahdollistavat evästeasetusten muokkaamisen vaadittavalla tavalla.
Tietoturva
Mectalent ja Conseptas pyrkii asianmukaisin toimenpitein (ottaen huomioon myös kyseisten henkilötietojen luonne) ehkäisemään ja minimoimaan järjestelmiemme ja palvelujemme käyttöön liittyvät tietoturvariskit.
Tällaisia toimenpiteitä ovat tapauksen mukaan esimerkiksi palomuurien, suojattujen palvelimien ja salauksen käyttö, asianmukaisten käyttöoikeuksien hallintajärjestelmien ja -prosessien käyttöönotto, tietojen käsittelijöiden huolellinen valinta sekä muut teknisesti ja kaupallisesti kohtuulliset toimet, joiden avulla voidaan asianmukaisesti suojata henkilötietojesi luvaton käyttö ja luovuttaminen. Mectalent/Conseptas voi myös ottaa tarvittavia varmuuskopioita ja käyttää muita vastaavia keinoja estääkseen henkilötietojesi tahattoman vahingoittumisen tai tuhoutumisen ja varmistaakseen palvelujemme häiriöttömän toiminnan.
Muutokset
Mectalent ja Conseptas pyrkii jatkuvasti kehittämään rekrytointiprosessiaan, minkä vuoksi myös tätä tietosuojakäytäntöä saatetaan päivittää tilanteen mukaan. Pidätämme oikeuden tehdä muutoksia tähän tietosuojakäytäntöön ja kehottaa sinua lukemaan tämän tietosuojakäytännön aika ajoin muutosten varalta.